Sponsorbeleid
1. Algemeen
1. Bij het aangaan van sponsorverplichtingen zijn de statuten en het huishoudelijk reglement
altijd leidend.
2. De vereniging is verplicht de reglementen (aangaande reclame en sponsoring) van de NEVOBO
te respecteren
3. Geld uit sponsoring komt in eerste aanleg ten goede aan de algemene middelen van de vereniging.
Het bestuur bepaalt daarna hoe het besteed wordt.
4. De goederen die met sponsoring verworven zijn blijven eigendom van de vereniging met uitzondering
van reclameborden.
5. Vanwege de mogelijke afdracht van geld voor shirtreclame aan de bond wordt shirtreclame bij de
competitieteams alleen toegepast, als de sponsor in dat geval de afdracht voor zijn rekening neemt.
6. Er wordt zoveel mogelijk gestreefd naar meerjarige sponsorcontracten.
7. Van naamsverandering van de vereniging is alleen sprake bij langdurige contracten (minimaal
3 jaar en bij voorkeur 5 jaar). Een beslissing inzake een dergelijke naamsverandering zal genomen
worden in een ledenvergadering conform de statuten
8. Het bestuur houdt zich het recht voor van bepaalde sponsoring af te zien indien deze maatschappelijk
gezien niet verantwoord is.
9. Iedere overeenkomst met een sponsor moet schriftelijk vastgelegd worden in een contract. Het
contract moet van de zijde van de sponsor getekend worden door een daartoe gerechtigde persoon
en van Actief zijde door een lid van het dagelijks bestuur. Deze verplichting geldt niet als het een
gift in natura betreft waar geen of slechts een symbolische tegenprestatie tegenover staat.
Gaat het om een gering bedrag (te denken valt aan bedragen kleiner dan € 50,-) dan kan
ook volstaan worden met een schriftelijke bevestiging door de vereniging.
10. Voor ieder contract dat naar inschatting van het bestuur een waarde in natura en/of
geld heeft van meer dan € 500,- (op jaarbasis) is een meerderheidsbeslissing van het bestuur nodig.
2. Werving van sponsors en beheer.
1. VC Actief kan een lid aanwijzen om de verenigingsbelangen m.b.t. sponsoring te behartigen.
Dit bestuurslid is belast met de verwerving van sponsors, onderhandelingen en beheer van de
contracten, afspraken, nieuwe borden etc.
2. Uit ondermeer praktisch en strategisch oogpunt wordt voor club- en teamsponsors
gestreefd naar de aanwezigheid van 2 bestuursleden tijdens de onderhandelingen. Bij de
afsluitende onderhandeling is de aanwezigheid van twee bestuursleden verplicht indien de waarde
van het contact naar schatting meer bedraagt dan € 100,-.
3. De resultaten van de onderhandelingen zijn niet eerder geldig dan na goedkeuring door het
bestuur. Dat wordt voorafgaand aan de onderhandelingen duidelijk ter kennis gebracht van de contractpartner
4. Het staat leden vrij mogelijke sponsors te werven of aan te melden. Het vervolg met de
onderhandelingen en afspraken dient aan het bestuur te worden overgelaten.
3. Vormen van sponsoring.
1. Clubsponsoring.
Alle mogelijke vormen van sponsoring die het algemeen belang van de vereniging dienen zijn mogelijk.
Zo kan b.v. een sponsor:
- een bijdrage leveren aan de kosten van ballen of ander materiaal;
- een bijdrage leveren aan de kosten van een clubblad;
- een bijdrage leveren aan de kosten van een trainer;
- een bijdrage leveren aan de kosten van een evenement
(b.v. de kaart- en sjoelavond, een toernooi);
- prijzen beschikbaar stellen bij evenementen, toernooien en
kampioenschappen.
2. Sponsoring van een team is mogelijk door uitrusting te schenken, waarbij reclame gevoerd
kan worden op kleding, tassen en overige wedstrijdattributen. Als er sprake is van reclame
draagt de sponsor jaarlijks een bedrag af aan de vereniging. Dit bedrag wordt uiteindelijk
vastgesteld door het bestuur. Het bestuur kan beslissen om de jaarlijkse financiële bijdrage op nul te stellen.
3. Reclameborden. De vereniging draagt zorg voor het ophangen van de borden in de hal
waar de thuiswedstrijden worden gespeeld. De sponsor levert bij voorkeur zelf een bord. Vc Actief kan
nagaan of het mogelijk is zelf een bord te vervaardigen, de sponsor betaalt naast de eenmalige kosten
van de vervaardiging van het bord jaarlijks een bedrag vast te stellen door het bestuur..
Borden blijven eigendom van de sponsor.
Na beëindiging van het contract wordt het bord aan de sponsor ter beschikking gesteld
De afmetingen van een bord worden door het bestuur bepaald na overleg met de beheerder van de speelaccomodatie.
4. Aandachtspunten
1. Gezien de mogelijke kans op moeilijke situaties bij vertrek en doorschuiven van leden gaat de
voorkeur uit naar sponsoring in de vorm van tassen en trainingspakken (boven shirtreclame). Shirts,
trainingspakken, tassen, ballen etc zijn en blijven eigendom van de vereniging tenzij anders is
afgesproken in het contract.
2. In het contract moet geregeld zijn dat gedurende de periode van sponsoring voldoende kleding
beschikbaar is of aangeschaft kan worden om wisselingen in teamsamenstelling op te vangen.
3. VC Actief kan geen garanties geven over handhaving van het niveau van een team, opname van
complete stukken tekst in de dorpsklanken of het dragen van de pakken.
4. De vereniging gaat het gebruik van de geleverde spullen niet bewaken, tenzij dit contractueel anders
is vastgelegd.
5. Spelers(sters) die gebruik mogen maken van kleding zijn persoonlijk verantwoordelijk voor zorgvuldig
en correct gebruik.
6. Het bestuur kan besluiten dat in bepaalde gevallen van leden een borgsom wordt gevraagd voor
de materialen die in gebruik worden gegeven of zijn bij die leden. Dit zal schriftelijk worden meegedeeld
en vastgelegd.
5. Slotbepalingen
1. Daar waar dit sponsorbeleid niet voorziet in bepaalde aangelegenheden heeft het bestuur
het recht direct naar haar inzicht passende maatregelen en beslissingen te nemen.
Het bestuur zal zich hierover verantwoorden in de eerstvolgende ledenvergadering